Avec plus d’une décennie d’expérience en tant qu’organisatrice professionnelle, je peux affirmer en toute confiance que l’organisation des documents importants est l’un des domaines les plus souvent négligés lorsqu’il s’agit de s’organiser. Non seulement la plupart des gens ne connaissent pas + vraiment les meilleures façons d’organiser les documents importants, mais leur procrastination vient du fait qu’ils ne savent pas exactement ce qu’ils doivent garder par rapport à ce dont ils doivent se débarrasser.
En d’autres termes, la plupart des gens ont du mal à créer un système d’organisation de toutes leurs informations importantes afin de pouvoir non seulement les trouver, mais aussi, le cas échéant, permettre à quelqu’un d’autre de trouver exactement ce dont ils ont besoin, au moment où ils en ont besoin.
Cela vous ressemble ? Continuez à lire.
Et amusez-vous à découvrir ce qu’est l’organisation des documents importants.
Quels sont les documents importants à conserver ?
La première chose à faire est de déterminer exactement quels sont les « documents importants » que vous devez conserver. Très franchement, la réponse à cette question à un million de dollars sera légèrement différente pour chaque personne (comme il se doit), mais il n’est pas nécessaire de conserver des classeurs remplis de documents – il y a quelques points communs.
Des documents tels que :
Actes d’état civil
Il s’agit de documents tels que les certificats de naissance, de mariage et d’adoption, qui sont souvent nécessaires, entre autres, pour s’inscrire à l’école, demander des prestations ou un passeport.
Passeports et pièces d’identité
Il s’agit des documents requis pour les voyages internationaux, de la preuve de la citoyenneté et de la carte de sécurité sociale.
Testaments + actes
En cas d’accident imprévu et extrêmement malheureux, un testament légal est extrêmement précieux pour la répartition des actifs que vous souhaitez, mais les preuves de propriété, c’est-à-dire les titres de propriété, font partie de cette catégorie de documents importants à conserver.
Dossiers médicaux
Les dossiers médicaux comprennent tous les documents relatifs à vos antécédents médicaux, tels que les résultats des examens physiques annuels, qui peuvent être importants à mesure que vous vieillissez.
Assurance + autres polices pré-nécessaires
Il s’agit notamment des documents dont vous pouvez avoir besoin pour prouver votre assurance, mais aussi pour toute demande de prestation à laquelle vous pouvez prétendre.
Registres financiers
Des déclarations d’impôts annuelles aux justificatifs de revenus, en passant par les certificats d’actions, les plans de retraite, les pensions et autres documents financiers, la liste des documents financiers à conserver est vaste, mais extrêmement importante.
Documents relatifs à l’emploi et à l’éducation
La plupart de vos documents professionnels sont probablement déjà couverts par des polices d’assurance ou des documents financiers, mais il est important de prendre en compte tout ce qui peut être pertinent pour votre lieu de travail actuel, ainsi que les documents éducatifs.
Informations sur le véhicule
Il s’agit notamment des permis de conduire et des immatriculations, ainsi que des dossiers d’entretien et de réparation de votre véhicule.
Mots de passe
Il ne faut pas négliger le fait d’avoir un endroit unique pour tous vos mots de passe (lorsqu’ils sont correctement protégés). Non seulement c’est utile pour les moments où vous oubliez vos informations de connexion, mais dans le cas où quelqu’un d’autre, comme un conjoint ou un membre de la famille proche, a besoin d’accéder à ces comptes, vous pouvez avoir l’esprit tranquille en sachant qu’il peut trouver tout ce dont il a besoin – en un seul endroit.
Documents d’accueil
Il est probable qu’une grande partie des documents relatifs à votre maison soient couverts par des actes notariés, des polices d’assurance et des documents financiers, mais lorsqu’il s’agit de votre maison, nous pensons surtout aux garanties, aux manuels du propriétaire, aux listes de contrôle de l’entretien et à une liste d’inventaire complète de tout ce qui se trouve dans votre humble demeure.
Combien de temps devez-vous conserver les documents importants ?
Honnêtement, cela dépend, non pas d’une personne à l’autre, mais plutôt d’une catégorie à l’autre.
Des documents à conserver pour toujours
- Les actes d’état civil tels que les certificats de naissance, de mariage ou d’adoption.
- Passeports et pièces d’identité.
- Testaments + documents relatifs aux bénéficiaires.
- Actes de propriété (tant que vous êtes propriétaire)
- Dossiers médicaux
- Polices d’assurance (tant qu’elles sont actives)
- Documents financiers tels que les déclarations d’impôts, les hypothèques, les dossiers de retraite et de pension, les documents fiduciaires, les relevés d’investissement (en fin d’année).
- Dossiers scolaires
- Informations sur le véhicule (tant que vous êtes propriétaire du véhicule)
- Documents relatifs au logement (tant que vous êtes propriétaire du logement ou que les garanties sont valables)
Documents à conserver pendant 7 ans
- Actes de propriété (pour tout bien vendu)
- Sinistres (réglés)
- Documents financiers tels que les relevés bancaires, les formulaires W-2 et 1099, les reçus à des fins fiscales et les actions, obligations ou autres investissements vendus.
Documents à conserver pendant 1 an
- Factures médicales (en cas de litige avec l’assurance ou d’erreur dans le service de facturation de l’hôpital)
- États financiers (comptes de débit, de crédit et d’investissement mensuels, ainsi que fiches de paie)
Documents à conserver moins d’un an
Honnêtement, il y aura toujours des choses qui n’entreront pas tout à fait dans les catégories que nous avons décrites.
- Les reçus… quel désordre ils peuvent créer ! C’est pourquoi vous ne devriez conserver les reçus que jusqu’à ce que vous ayez rapproché vos états financiers – ensuite, ils doivent disparaître).
- Factures (vous devez conserver les factures jusqu’à ce qu’elles aient été payées + vous avez vérifié le paiement sur la facture suivante).
Comment gagner de l’espace en organisant les documents importants
Passer au numérique
Certains documents doivent être conservés sur papier : registres d’état civil, documents d’identité, testaments + actes de propriété, informations sur les véhicules.
Mais pour les choses qui peuvent être numériques, par exemple :
- Dossiers médicaux
- Documents d’assurance
- Dossiers financiers
- Emploi + autres documents éducatifs importants
- Mots de passe
- Les documents relatifs à la maison (tels que les garanties, les manuels, les listes de contrôle de l’inventaire)
- Recettes
…nous recommandons de ne pas utiliser de papier et de créer des copies numériques.
C’est bien plus facile que vous ne le pensez. D’Adobe Scan à une poignée d’applications Android et iOs, vous pouvez rapidement et facilement prendre une photo à l’aide de votre téléphone portable, ou même d’une tablette, et sous vos yeux, la magie de la technologie convertit n’importe quel document important en un fichier PDF.
Et après ?
Vous pouvez les stocker sur un disque dur externe et les crypter à l’aide d’une couche de protection par mot de passe pour plus de sécurité.
Vous pouvez également utiliser une société de stockage en nuage pour stocker vos fichiers sur Google Drive, iCloud ou Dropbox.
Demande de relevés sans papier
Lorsqu’il s’agit d’institutions financières et de factures, vous pouvez presque toujours demander des relevés sans papier. Non seulement cela réduira l’encombrement du papier dans votre maison, mais d’un ami à l’autre, je peux vous dire que cela vous fera gagner une TONNE de temps. Imaginez que vous ayez à trier, sauvegarder et stocker manuellement vos documents plutôt que de simplement les télécharger dans votre système d’archivage numérique.
Organiser sa boîte de réception
Une fois que vous aurez demandé des relevés dématérialisés, vous serez inévitablement inondé de courriels contenant des factures, des dossiers, etc. Vous devez vous assurer que vous ne supprimez pas ces courriels (car la plupart des fournisseurs de services de messagerie électronique vident la corbeille au bout de 30 jours) ou que vous ne les déversez pas tous dans un dossier « factures » qui deviendra rapidement un trou noir.
Il s’agit donc de créer des étiquettes pour chaque entreprise et de stocker chaque mois tous vos courriels dans ce dossier. Il sera ainsi incroyablement facile de trouver et d’identifier exactement ce dont vous avez besoin quand vous en avez besoin.
CONSEIL DE L’ORGANISATEUR PRO : Ne rangez pas les bulletins d’information de cette société dans ce dossier. Ce dossier est réservé aux factures, aux relevés de compte et aux archives. Les e-mails marketing que vous souhaitez conserver doivent être placés dans un dossier distinct. Il existe une multitude de façons de procéder, mais voici un exemple de classement efficace des courriels.
Sauvegarde des documents importants
Il est extrêmement important de sauvegarder vos documents numériques, en particulier ceux de cette nature. C’est pourquoi, la méthode préférée que nous utilisons pour ce faire est le stockage dans le nuage. Mais si vous utilisez un disque dur externe, sauvegarder les fichiers sur deux disques durs distincts ne peut pas faire de mal.
Concevoir un système d’organisation pour les documents importants
Lorsqu’il s’agit de classer des documents importants, tout dépend de ce que vous jugez fonctionnel.
En règle générale, il est peu probable que vous pensiez à la durée de conservation d’un objet, mais plutôt que vous vous disiez : voici une copie de mon acte de mariage, un relevé d’investissement ou une mise à jour de votre police d’assurance.
Nous vous recommandons donc de créer une structure avec quelques catégories de base (documents d’état civil, documents médicaux, documents relatifs à la maison, etc. (Assurance > Harmonie Mutuelle > Année > Document).
Avec nos clients qui s’occupent d’organisation, nous devenons vraiment granulaires ici pour garder les choses organisées, mais pour être un « guide pour débutants », ce que vous voulez faire, c’est créer suffisamment de structure pour vous guider, mais pas pour vous empêcher de l’utiliser.
En d’autres termes, faites en sorte que le système travaille pour vous.
CONSEIL D’ORGANISATION : tous les documents irremplaçables doivent être placés dans un conteneur ignifuge ou étanche.
Disposer d’un coffre-fort ignifuge ou d’un coffret de sûreté
Nous avons travaillé avec des clients qui, un jour, regardaient les Seattle Mariners par un après-midi ensoleillé et qui, le lendemain, s’assuraient que tout le monde était sorti en toute sécurité de la maison parce que celle-ci avait soudainement été la proie des flammes.
Des événements inattendus se produisent. Et aussi triste que soit cette histoire, la tragédie de tout perdre, y compris des documents importants, est bien réelle.
Vous devez donc conserver ces documents extrêmement importants dans un coffre-fort ignifuge (notre préférence) ou dans un coffre-fort (un peu moins pratique, car vous ne pouvez y accéder que lorsqu’il est ouvert).
L’organisation des documents importants est continue
Nous croyons fermement que tout ce qui concerne la maison est continu. Elle n’est pas statique. La maison est en constante évolution. Les choses changent et avec elles, des objets. De nouvelles choses, parfois de vieilles choses, et souvent des choses dont on ne sait que faire.
Mais une fois que vous avez créé un système d’organisation pour les documents importants, vous devez vous assurer que vous l’utilisez. Et si ce n’est pas le cas, laissez-moi vous arrêter tout de suite. Demandez-vous pourquoi.
Pourquoi ai-je consacré du temps, de l’argent et de l’énergie à créer un système que je n’utilise pas aujourd’hui ? Honnêtement, il est probable que quelque chose dans le système d’organisation ne soit pas intuitif pour vous – alors au lieu de vous en vouloir d’avoir tout cet encombrement de papier, réévaluez la situation.
Création du fichier « Par sécurité ».
Cette question surprend toujours nos clients organisateurs. Vous avez passé tout ce temps à créer une structure organisée pour vos documents importants (papier et numériques).
En fin de compte, le dossier Just To Be Safe vous permet de communiquer des informations essentielles à vos proches au cas où vous seriez dans l’incapacité de le faire.
Souvent, nous vous recommandons de créer un document de type « lisez-moi » qui sera stocké dans votre dossier de documents importants (numérique et papier). Ce document indique à la personne qui recherche ces informations ce qu’elle doit faire. Qui appeler. Où aller – cela peut être long et épuisant ou aussi simple que « appelez notre avocat ».
Comment se débarrasser de documents importants
Lorsqu’il s’agit d’organiser des documents importants, vous savez maintenant combien de temps vous devez les conserver, mais quelle est la meilleure façon de vous en débarrasser ?
Notre méthode préférée pour nous débarrasser de documents importants est de faire des confettis de papier. Non, sérieusement, avec des dizaines de millions d’Européens victimes d’un vol d’identité, nous voulons nous assurer que vous vous débarrassez de vos documents privés de manière appropriée. En d’autres termes, déchirer des papiers et les jeter dans la poubelle de recyclage ne suffit pas à vous protéger d’une personne qui cherche à commettre un acte criminel.
Heureusement, vous disposez de plusieurs options pour déchiqueter vos documents importants :
- Faites-le vous-même – avec un bon broyeur, ce n’est pas une mauvaise option.
- Adressez-vous à votre banque – de nombreuses banques locales et coopératives de crédit proposent des journées de déchiquetage gratuit au cours desquelles vous pouvez déposer vos documents sensibles pour qu’ils soient éliminés de manière appropriée.
- Trouvez une activité de déchiquetage communautaire gratuite – en général, vous pouvez apporter jusqu’à deux boîtes de classement ou trois sacs d’épicerie contenant des documents.
- Payer pour le déchiquetage – il existe généralement des sociétés qui proposent des services de déchiquetage à un prix raisonnable.
